Eine Hotelsoftware, auch PMS (Property Management System) genannt, ist für kleine Hotels und Pensionen die zentrale Stelle für Reservierungen, Belegungsplan, Gästedaten, Rechnungen und Meldewesen. Für ein kleines Haus muss sie vor allem eines leisten: Doppelbuchungen vermeiden, steuerlich korrekte Rechnungen erstellen und Büroarbeit sparen, statt neue zu erzeugen.
Dieser Ratgeber zeigt dir, welche Funktionen für Häuser mit wenigen bis einigen Dutzend Zimmern wichtig sind, welche Fragen du Anbietern stellen solltest und wo rechtliche Feinheiten wie Meldeschein, Beherbergungssteuer und Umsatzsteuer lauern.
Belegungsplan und Reservierungen
Der Belegungsplan ist das Werkzeug, das du täglich am häufigsten nutzt. Er sollte auf einen Blick zeigen, welche Zimmer belegt, reserviert, frei oder gesperrt sind, und Buchungen per Ziehen verschieben lassen. Wichtig sind außerdem:
- Zimmerkategorien, Raten und Saisonpreise, inklusive Mindestaufenthalt,
- Gruppen- und Mehrzimmerbuchungen mit gemeinsamer oder getrennter Rechnung,
- Anzahlungen, Stornobedingungen und No-Show-Regeln,
- Gästeprofile mit Vorlieben und Historie – unter Beachtung des Datenschutzes.
Für Pensionen und Ferienwohnungen mit Selbstanreise sind digitale Check-in-Möglichkeiten und automatische E-Mails mit Anreiseinformationen hilfreich.
Housekeeping und Zimmerstatus
In kleinen Häusern übernimmt oft dieselbe Person Rezeption und Zimmerkontrolle. Umso wichtiger ist ein klarer Zimmerstatus: sauber, schmutzig, kontrolliert, außer Betrieb. Eine Housekeeping-Ansicht auf dem Smartphone zeigt dem Reinigungsteam, welche Zimmer nach Abreise Vorrang haben und wo nur eine Zwischenreinigung nötig ist. Schäden oder fehlende Ausstattung lassen sich mit Foto melden und als Aufgabe an die Haustechnik weitergeben. So vermeidest du, dass ein Gast in ein nicht fertiges Zimmer eincheckt.
Channel-Manager und Online-Buchung
Wer Zimmer über mehrere Buchungsportale anbietet, braucht einen Channel-Manager. Er gleicht Verfügbarkeiten und Preise zwischen PMS und Portalen ab, damit ein Zimmer nicht zweimal verkauft wird. Frage den Anbieter, mit welchen Portalen eine Zwei-Wege-Verbindung besteht, wie schnell Änderungen übertragen werden und was bei einer Störung passiert.
Direktbuchung über die eigene Website
Eine Buchungsmaschine auf deiner eigenen Website spart Provisionen. Achte darauf, dass sie auf dem Smartphone gut funktioniert, Zahlungen sicher abwickelt und direkt in den Belegungsplan schreibt. Prüfe auch, ob Buchungsbestätigungen und Stornobedingungen klar und rechtssicher formuliert sind.
Meldeschein: Was sich geändert hat
Beherbergungsbetriebe waren lange verpflichtet, für jeden Gast einen Meldeschein ausfüllen zu lassen. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ist die Hotelmeldepflicht für deutsche Staatsangehörige seit 2025 entfallen. Für ausländische Gäste bleibt sie grundsätzlich bestehen; mitreisende Angehörige können unter Umständen gemeinsam erfasst werden. Die Details, etwa zu Aufbewahrung und Form, ergeben sich aus dem Bundesmeldegesetz und können sich ändern – prüfe den aktuellen Stand bei deiner Meldebehörde oder deinem Branchenverband.
Eine Hotelsoftware sollte daher unterscheiden können, für welche Gäste ein Meldeschein nötig ist, und digitale Meldescheine ermöglichen. Frage nach, wie lange die Daten gespeichert und wann sie automatisch gelöscht werden.
Beherbergungssteuer und City-Tax
Viele Städte und Gemeinden erheben eine Beherbergungssteuer, Übernachtungssteuer oder Kurtaxe. Ob sie anfällt, wie hoch sie ist und ob Geschäftsreisende befreit sind, regelt jede Gemeinde in ihrer eigenen Satzung. Manche Gemeinden berechnen einen festen Betrag pro Person und Nacht, andere einen Prozentsatz vom Übernachtungspreis. Eine gute Software lässt dich die Regeln deiner Gemeinde hinterlegen, weist die Abgabe auf der Rechnung getrennt aus und liefert die Auswertung für die Meldung an die Gemeinde.
Umsatzsteuer: Übernachtung, Frühstück und Nebenleistungen
Hotelrechnungen sind steuerlich anspruchsvoll, weil unterschiedliche Steuersätze nebeneinander stehen. Die Übernachtung selbst unterliegt dem ermäßigten Satz von 7 Prozent. Nebenleistungen wie Parkplatz, Wellness, Minibar-Getränke oder Tagungsräume werden in der Regel mit 19 Prozent besteuert. Beim Frühstück ist zu unterscheiden: Seit 01.01.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Bei Pauschalangeboten mit Frühstück muss der Preis daher aufgeteilt werden; für die Aufteilung gibt es Vereinfachungsregeln der Finanzverwaltung. Stand: Oktober 2026, bitte beim Steuerberater prüfen.
Die Software sollte Pakete automatisch auf die richtigen Steuersätze verteilen und alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Was auf eine Rechnung gehört, erklärt der Ratgeber zu Pflichtangaben auf Rechnungen. Für Geschäftskunden müssen B2B-Rechnungen ab 2027 bzw. 2028 als E-Rechnung ausgestellt werden; Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Kasse mit TSE für Restaurant und Bar
Wenn dein Haus ein Restaurant, eine Bar oder einen Shop betreibt, nutzt du meist ein elektronisches Kassensystem. Dieses braucht eine vom BSI zertifizierte TSE, muss Belege ausgeben und ist seit 2025 über ELSTER beim Finanzamt zu melden. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht, eine offene Ladenkasse ist mit Kassenbericht erlaubt. Wichtig ist die Verbindung zum PMS: Restaurantrechnungen sollten sich auf das Zimmer buchen und auf der Hotelrechnung zusammenführen lassen, ohne dass die TSE-Aufzeichnung umgangen wird. Details findest du in den Ratgebern zum Kassensystem in der Gastronomie und zu GoBD für kleine Betriebe.
Checkliste: Fragen an Anbieter
| Bereich | Worauf achten | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Belegungsplan | Übersicht, Drag-and-drop, Raten | Wie werden Gruppenbuchungen abgebildet? |
| Channel-Manager | Zwei-Wege-Abgleich, Ausfallsicherheit | Welche Portale sind angebunden? |
| Online-Buchung | Mobil, sichere Zahlung | Fallen pro Buchung Gebühren an? |
| Meldeschein | Digital, nur wo nötig, Löschung | Wie wird die aktuelle Rechtslage umgesetzt? |
| City-Tax | Gemeindespezifische Regeln | Kann ich Befreiungen hinterlegen? |
| Steuersätze | 7 und 19 Prozent sauber getrennt | Wie werden Pauschalen aufgeteilt? |
| Kasse/TSE | Zertifiziert, Zimmerbuchung | Gibt es einen DSFinV-K-Export? |
| Buchhaltung | DATEV, GoBD-Archiv | Wie kommen Daten zum Steuerbüro? |
Kosten realistisch vergleichen
Die Monatsgebühr allein sagt wenig. Bei Hotelsoftware kommen häufig Kosten für Einrichtung, Schulung, Channel-Manager, Buchungsmaschine, Zahlungsabwicklung und Schnittstellen hinzu, manchmal abhängig von der Zimmerzahl oder pro Buchung. Lass dir ein vollständiges Angebot für dein Haus geben und rechne die Kosten auf ein Jahr hoch. Berücksichtige auch die Zeit, die du durch weniger Handarbeit sparst – etwa bei Meldewesen, City-Tax-Auswertung und Rechnungen.
Datenschutz, Cloud oder lokal, Mitarbeitende
Gästedaten, Ausweisdaten und Zahlungsinformationen sind sensibel. Mit einem Cloud-Anbieter schließt du einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; frage nach Serverstandort, Verschlüsselung und Löschfristen. Kartendaten sollten nicht im PMS selbst gespeichert werden, sondern beim Zahlungsdienstleister. Cloud-Systeme sind für kleine Häuser meist praktischer, weil sie ohne eigenen Server laufen und von unterwegs erreichbar sind. Ein lokales System kann bei instabilem Internet sinnvoll sein, verlangt aber eigene Datensicherung.
Denk auch an dein Team: Zeiterfassung für Rezeption, Housekeeping und Küche ist Pflicht. Für Minijobber gelten die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG. Wie du das einfach löst, erklärt der Beitrag zur Zeiterfassung per App.
Typische Fehler und Testphase
- Ein PMS für große Hotelketten wählen, das für ein kleines Haus überladen ist.
- Channel-Manager-Gebühren und Buchungsprovisionen nicht in die Kosten einrechnen.
- Steuersätze bei Pauschalen nicht prüfen und falsche Rechnungen ausstellen.
- Die Satzung der Gemeinde zur Beherbergungssteuer nicht kennen.
- Datenexport, Kündigungsfrist und Aufbewahrung alter Rechnungen nicht klären.
Teste das System in einer ruhigeren Woche: echte Buchungen eintragen, eine Gruppe mit getrennten Rechnungen anlegen, eine Pauschale mit Frühstück abrechnen und die City-Tax-Auswertung erzeugen. So erkennst du schnell, ob die Abläufe zu deinem Haus passen.
So hilft dir ardda
ardda bietet eine Branchenlösung für Hotels und Pensionen mit Terminen, Kundenverwaltung, Rechnungen inklusive E-Rechnung, Kasse mit TSE, automatischem Mahnwesen und Zeiterfassung per App fürs Team. Alle Funktionen findest du unter Software für Betriebe.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich für deutsche Gäste noch einen Meldeschein ausfüllen lassen?
Nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ist die Hotelmeldepflicht für deutsche Staatsangehörige seit 2025 entfallen. Für ausländische Gäste besteht sie grundsätzlich weiter. Manche Gemeinden verlangen für die Kurtaxe oder Beherbergungssteuer trotzdem bestimmte Angaben. Prüfe deshalb den aktuellen Stand bei deiner Meldebehörde, deiner Gemeinde oder deinem Branchenverband, bevor du Abläufe umstellst.
Brauche ich einen Channel-Manager, wenn ich nur über ein Portal verkaufe?
Bei nur einem Portal und wenigen Zimmern reicht oft die direkte Pflege im Portal oder eine einfache Kalendersynchronisation. Sobald du über mehrere Portale und deine eigene Website verkaufst, steigt das Risiko von Doppelbuchungen deutlich. Dann lohnt sich ein Channel-Manager mit Zwei-Wege-Abgleich, der Verfügbarkeiten und Preise automatisch überall aktualisiert.
Wie weise ich die Beherbergungssteuer auf der Rechnung aus?
Die Beherbergungssteuer ist eine kommunale Abgabe und wird in der Regel getrennt von Übernachtung und Umsatzsteuer ausgewiesen. Ob sie selbst der Umsatzsteuer unterliegt und wie genau sie anzugeben ist, hängt von der Ausgestaltung in deiner Gemeinde ab. Hinterlege die Regeln in deiner Software und lass die Rechnungsvorlage einmal von deinem Steuerberater prüfen.
Welche Steuersätze gelten für Frühstück im Hotel?
Seit 01.01.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Die Übernachtung selbst wird ebenfalls mit 7 Prozent besteuert. Bei Pauschalpreisen muss der Betrag auf die einzelnen Leistungen verteilt werden. Lass dir die Aufteilung in deiner Software von deinem Steuerberater bestätigen.
Kann ich Restaurantumsätze einfach auf die Zimmerrechnung buchen?
Ja, das ist üblich und praktisch für Gäste. Wichtig ist, dass der Umsatz zunächst ordnungsgemäß im Kassensystem mit TSE erfasst wird und die Übertragung aufs Zimmer nachvollziehbar dokumentiert ist. Die Hotelrechnung fasst dann die Leistungen zusammen. Frage den Anbieter, wie Kasse und Hotelsoftware zusammenspielen, damit keine Umsätze doppelt oder gar nicht erscheinen.
