Ein Kassensystem in der Gastronomie muss für das Finanzamt vor allem eines leisten: jeden Umsatz einzeln, vollständig und unveränderbar aufzeichnen. Wer eine elektronische Kasse nutzt, braucht dafür eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), muss Belege ausgeben und die Kasse über ELSTER melden. Dazu kommen gastronomietypische Themen wie Tischbuchungen, Trinkgeld, Bewirtungsbelege, Gutscheine und die richtige Umsatzsteuer für Speisen und Getränke.
Die Gastronomie gilt bei Finanzämtern als bargeldintensive Branche und wird entsprechend häufig geprüft. Dieser Ratgeber zeigt dir, worauf Prüfer achten und wie du deine Kasse so einrichtest, dass eine Prüfung ohne böse Überraschung abläuft. Die allgemeinen Grundlagen zur Kassensicherungsverordnung findest du im Artikel zur TSE-Pflicht; hier geht es um die Besonderheiten in Restaurant, Café, Bar und Imbiss.
Kassennachschau und Betriebsprüfung: So prüft das Finanzamt
Das Finanzamt hat zwei Werkzeuge, um deine Kasse zu kontrollieren:
Kassennachschau (§ 146b AO)
Die Kassennachschau kommt unangekündigt während der Öffnungszeiten. Prüfer dürfen vorher anonym als Gäste bestellen und beobachten, ob Bons ausgegeben und Umsätze korrekt eingetippt werden. Danach weisen sie sich aus und verlangen zum Beispiel einen Kassensturz, den Zugriff auf die Kassendaten, einen DSFinV-K-Export sowie Organisationsunterlagen wie Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle. Werden Mängel festgestellt, kann die Nachschau ohne Vorankündigung in eine Außenprüfung übergehen.
Betriebsprüfung
Bei einer regulären Außenprüfung werden meist mehrere Jahre geprüft. In der Gastronomie arbeiten Prüfer oft mit Kalkulationen: Sie vergleichen zum Beispiel Wareneinkauf und Umsätze oder werten Kassendaten statistisch aus. Passen die Zahlen nicht zusammen und ist die Kassenführung zudem formell mangelhaft, darf das Finanzamt Umsätze schätzen. Solche Zuschätzungen fallen oft deutlich höher aus als die tatsächliche Lücke.
Einzelaufzeichnung: Jeder Umsatz einzeln
Nach § 146 Abs. 1 AO musst du jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen: was verkauft wurde, Menge, Preis, Zeitpunkt und Zahlungsart. Eine Sammelbuchung „Getränke 450 €“ am Abend genügt nicht. Für die Gastronomie heißt das konkret:
- Bestellungen werden in der Kasse erfasst, sobald sie aufgenommen werden, nicht erst beim Bezahlen. Auch offene Tische laufen über die TSE.
- Tischumbuchungen, Splitten und Stornos müssen nachvollziehbar protokolliert sein. Häufige Stornos nach dem Bezahlen fallen Prüfern auf.
- Personalessen und Eigenverbrauch werden ebenfalls erfasst, damit Wareneinsatz und Umsatz zusammenpassen.
- Trainingsmodus nur für echte Schulungen verwenden; Buchungen im Trainingsmodus werden gesondert gekennzeichnet.
Kellnerkonten und Bedienerwechsel
Arbeiten mehrere Servicekräfte an einer Kasse, sollte sich jede Person mit eigenem Bedienerschlüssel oder Code anmelden. So ist nachvollziehbar, wer welche Bestellung und welches Storno gebucht hat. Abrechnungen je Kellner am Schichtende erleichtern den Kassensturz. Passen außerdem die erfassten Arbeitszeiten zu den Buchungszeiten, wirkt die Kassenführung für Prüfer stimmig. Wie du Arbeitszeiten rechtssicher erfasst, erklärt der Ratgeber zur Zeiterfassung per App.
Nutzt du statt einer elektronischen Kasse eine offene Ladenkasse, gilt eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnung nur, wenn du Waren an viele unbekannte Personen gegen Barzahlung verkaufst. Dann musst du einen täglichen Kassenbericht erstellen, idealerweise mit Zählprotokoll. In der Gastronomie ist das eher die Ausnahme, zum Beispiel beim Kiosk.
Speisen 7 %, Getränke 19 %: Umsatzsteuer richtig buchen
Seit dem 01.01.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %, egal ob der Gast im Restaurant isst oder das Essen mitnimmt. Getränke werden dagegen weiterhin mit 19 % besteuert. Damit ist die frühere Unterscheidung „im Haus“ oder „außer Haus“ bei Speisen weitgehend entfallen. Bei Getränken spielt sie keine Rolle, weil sie in beiden Fällen in der Regel dem vollen Satz unterliegen.
| Leistung | Verzehr im Haus | Mitnahme / Lieferung |
|---|---|---|
| Speisen | 7 % | 7 % |
| Getränke (allgemein) | 19 % | 19 % |
| Kombi-Angebote (Menü mit Getränk, Frühstück pauschal) | Preis aufteilen | Preis aufteilen |
Für Kombi-Angebote musst du den Gesamtpreis auf Speisen und Getränke aufteilen. Hinterlege in der Kasse für jedes Produkt den richtigen Steuersatz und lege Menüs so an, dass die Aufteilung automatisch erfolgt. Für einige Getränke gibt es Sonderregeln, etwa bei bestimmten Milchmischgetränken. Kläre solche Grenzfälle mit deinem Steuerberater.
Stand: Oktober 2026. Steuersätze und Aufteilungsregeln bitte bei Änderungen der Speisekarte mit dem Steuerberater abstimmen.
Trinkgeld richtig behandeln
Trinkgeld, das Gäste freiwillig an Angestellte geben, ist für die Mitarbeitenden nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei und gehört nicht zu deinen Betriebseinnahmen. Anders sieht es aus, wenn du als Inhaber selbst Trinkgeld erhältst: Das ist für dich eine Betriebseinnahme.
Kritisch wird es bei Kartenzahlung. Gibt der Gast Trinkgeld mit der Karte, landet das Geld zunächst auf deinem Konto. Du zahlst es später bar oder mit dem Lohn an das Team aus. Damit das nachvollziehbar bleibt, solltest du Trinkgeld in der Kasse gesondert erfassen, die Auszahlung dokumentieren und einen klaren Verteilungsschlüssel festlegen. Wichtig ist außerdem, dass der Kassenbestand beim Kassensturz mit den Aufzeichnungen übereinstimmt – nicht erfasstes Trinkgeld in der Schublade kann bei einer Nachschau zu Fragen führen.
Bewirtungsbeleg: Was der Gast braucht
Viele Geschäftskunden wollen ihre Restaurantrechnung als Bewirtungskosten absetzen. Dafür verlangt das Finanzamt einen maschinell erstellten Beleg aus einer Kasse mit TSE. Der Beleg muss unter anderem Name und Anschrift deines Betriebs, Datum, die einzelnen Speisen und Getränke mit Preis, den Steuerbetrag und die TSE-Angaben enthalten. Bei Rechnungen über 250 € muss zusätzlich der Name des Bewirtenden auf dem Beleg stehen.
Den Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer trägt der Gast selbst ein, entweder auf der Rückseite oder in einem separaten Dokument. Achte darauf, dass deine Kasse auf Wunsch einen ausführlichen Beleg drucken oder digital bereitstellen kann. Digitale Bewirtungsbelege sind zulässig, sofern sie alle Angaben enthalten.
Gutscheine richtig verbuchen
Gutscheine sind in der Gastronomie beliebt, steuerlich aber nicht trivial. Das Umsatzsteuerrecht unterscheidet zwei Arten:
- Einzweck-Gutschein: Ort und Steuersatz stehen beim Verkauf schon fest, zum Beispiel ein Gutschein ausschließlich für ein bestimmtes Menü. Die Umsatzsteuer entsteht bereits beim Verkauf.
- Mehrzweck-Gutschein: Der Gutschein kann für Speisen (7 %) und Getränke (19 %) eingelöst werden. Der Verkauf ist zunächst nur ein Geldtausch; die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung.
Klassische Wertgutscheine eines Restaurants sind deshalb meist Mehrzweck-Gutscheine. Verkauf und Einlösung müssen in der Kasse sauber getrennt gebucht werden, sonst stimmt die Umsatzsteuer nicht.
Mitteilungspflicht über ELSTER und DSFinV-K
Seit 2025 müssen elektronische Kassensysteme mit TSE dem Finanzamt über ELSTER gemeldet werden. Neue Kassen meldest du innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ebenso die Außerbetriebnahme, etwa wenn ein Gerät defekt ist oder ersetzt wird. Gemeldet werden unter anderem Art, Hersteller, Modell, Seriennummer und Anschaffungsdatum der Kasse sowie die Daten der TSE.
Außerdem muss dein System die Kassendaten im Format DSFinV-K exportieren können. Dieser einheitliche Export ermöglicht dem Prüfer, deine Daten mit seiner Prüfsoftware auszuwerten. Teste den Export am besten einmal selbst, damit du im Ernstfall weißt, wie er funktioniert.
Checkliste für deine Gastro-Kasse
- Kasse mit zertifizierter TSE, Zertifikat und Ablaufdatum bekannt
- Kasse und TSE über ELSTER gemeldet, Außerbetriebnahmen ebenfalls
- Jeder Bestellvorgang wird sofort erfasst, auch an offenen Tischen
- Steuersätze je Artikel geprüft: Speisen 7 %, Getränke 19 %, Menüs aufgeteilt
- Belegausgabe an jeden Gast, Bewirtungsbeleg auf Wunsch
- Trinkgeld getrennt erfasst und Auszahlung dokumentiert
- Gutscheine nach Einzweck und Mehrzweck getrennt verbucht
- Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle aufbewahrt
- Täglicher Kassenabschluss mit Zählprotokoll
- DSFinV-K-Export einmal getestet, Unterlagen für die Kassennachschau griffbereit
Mit einem durchdachten Ablauf ist die Kasse kein Risiko, sondern ein verlässlicher Nachweis deiner Umsätze. Hintergrund zu Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation liefert der Ratgeber GoBD für kleine Betriebe. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
So hilft dir ardda
ardda bietet eine Branchenlösung für die Gastronomie mit Kasse inklusive TSE, Zeiterfassung per App für dein Team und Lohn-/Team-App. So hast du Umsätze und Arbeitszeiten an einem Ort. Einen Überblick über alle Pakete und Funktionen findest du unter Pakete und Funktionen.
Häufige Fragen
Muss ich in der Gastronomie eine elektronische Kasse haben?
Nein, eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Eine offene Ladenkasse ist erlaubt, verlangt aber einen täglichen Kassenbericht und ist bei Prüfungen schwerer zu verteidigen. Sobald du eine elektronische Kasse nutzt, gelten TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und Meldepflicht. In der Praxis setzen die meisten Restaurants deshalb auf ein elektronisches System.
Darf ich Trinkgeld einfach in eine Kaffeekasse legen?
Für Angestellte ist freiwilliges Trinkgeld steuerfrei, du musst es also nicht als Umsatz versteuern. Trotzdem sollte klar sein, welches Geld in der Kasse Umsatz ist und welches Trinkgeld. Bewahre Trinkgeld getrennt auf oder erfasse es gesondert, sonst stimmt der Kassensturz bei einer Kassennachschau nicht mit den Aufzeichnungen überein.
Was passiert, wenn bei der Kassennachschau Mängel gefunden werden?
Der Prüfer kann die Nachschau ohne Ankündigung in eine Außenprüfung überleiten. Bei schweren formellen Mängeln, etwa fehlender TSE oder Lücken in den Aufzeichnungen, darf das Finanzamt Umsätze schätzen. Zusätzlich können Bußgelder nach § 379 AO von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Kleinere Fehler werden oft nur beanstandet, wenn du kooperierst und sie zügig behebst.
Gilt der 7-Prozent-Satz auch für Kaffee?
Kaffee, Tee und Softdrinks sind Getränke und unterliegen in der Gastronomie grundsätzlich 19 Prozent. Für einige Milchmischgetränke mit hohem Milchanteil gelten Sonderregeln, die im Einzelfall zu einem ermäßigten Satz führen können. Da die Abgrenzung kompliziert ist, solltest du deine Getränkekarte einmal mit dem Steuerberater durchgehen und die Steuersätze in der Kasse entsprechend hinterlegen.
Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?
Kassenbons und Tagesabschlüsse gelten als Buchungsbelege und sind acht Jahre aufzubewahren. Die Einzelaufzeichnungen, das Kassenbuch und Organisationsunterlagen wie Programmierprotokolle und Bedienungsanleitungen solltest du zehn Jahre aufheben. Bei einem Kassenwechsel müssen die alten Daten weiterhin lesbar und exportierbar bleiben, auch wenn das alte Gerät nicht mehr genutzt wird.
