Ein gutes Mahnwesen sorgt dafür, dass offene Rechnungen bezahlt werden, ohne dass du Kunden unnötig verärgerst. Der übliche Ablauf ist: freundliche Zahlungserinnerung, eine oder zwei Mahnungen mit klarer Frist und, wenn das nichts hilft, das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkassobüro. Rechtlich ist nur wichtig, dass der Schuldner in Verzug kommt. Wie viele Mahnstufen du nutzt, entscheidest du selbst – es gibt keine Pflicht zu drei Mahnungen.
Dieser Ratgeber zeigt dir, wann Verzug eintritt, welche Gebühren und Zinsen du verlangen darfst, wie Textbausteine aussehen können und wie du verhinderst, dass deine Forderung verjährt.
Wann ist der Kunde in Verzug?
Verzug ist die Voraussetzung für Verzugszinsen, Mahnkosten und weitere Schritte. Nach § 286 BGB kommt der Kunde in Verzug, wenn er trotz Fälligkeit nicht zahlt und
- du ihn nach Fälligkeit mahnst, oder
- auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum nach dem Kalender steht („zahlbar bis 15.11.2026“), oder
- 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung vergangen sind. Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn du auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast.
Ein Zahlungsziel wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ führt nicht automatisch zum Verzug, weil kein festes Kalenderdatum genannt ist. Praktischer ist deshalb ein konkretes Datum auf der Rechnung. Welche Angaben eine Rechnung sonst noch braucht, erklärt der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Die Stufen im Mahnwesen
| Stufe | Zeitpunkt (Beispiel) | Ton und Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 5–7 Tage nach Fälligkeit | Freundlich, Rechnung erneut beifügen, neue kurze Frist |
| 1. Mahnung | ca. 14 Tage nach Fälligkeit | Sachlich, klare Frist, Hinweis auf Verzug und Zinsen |
| 2. (letzte) Mahnung | ca. 28 Tage nach Fälligkeit | Bestimmt, Ankündigung gerichtlicher Schritte oder Inkasso |
| Mahnbescheid / Inkasso | nach Ablauf der letzten Frist | Gerichtliches Mahnverfahren oder Übergabe an Inkasso |
Die Zeitabstände sind Richtwerte. Bei Stammkunden darfst du großzügiger sein, bei neuen Kunden ohne Zahlungshistorie oder hohen Beträgen eher straffer. Wichtig ist, dass du die Abläufe konsequent einhältst. Ein Mahnwesen, das mal läuft und mal nicht, bringt wenig.
Mahngebühren: Was ist realistisch?
Viele Betriebe setzen pauschal 5 oder 10 € pro Mahnung an. Das ist rechtlich angreifbar. Ersatzfähig ist nur der tatsächliche Schaden, der durch den Verzug entsteht. Das sind bei einer Mahnung im Wesentlichen Porto, Papier und Druck – Gerichte erkennen hier meist nur wenige Euro an, oft im Bereich von 1 bis 3 €. Personalkosten für das Schreiben der Mahnung gehören nicht dazu.
Wichtig: Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nicht erstattungsfähig, weil der Schuldner da noch nicht in Verzug war. Erst Mahnungen nach Verzugseintritt kannst du berechnen.
Im B2B-Bereich gibt es eine Besonderheit: Ist der Schuldner ein Unternehmer, kannst du nach § 288 Abs. 5 BGB eine Verzugspauschale von 40 € verlangen. Sie wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten, etwa Anwaltskosten, angerechnet.
Verzugszinsen berechnen – mit Beispiel
Ab Verzugseintritt darfst du Verzugszinsen verlangen. Die Höhe hängt davon ab, ob ein Verbraucher beteiligt ist:
- Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
- Unternehmen (B2B): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli festgelegt. Den aktuellen Wert findest du auf deren Website. Die Formel lautet:
Verzugszinsen = Forderung × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365
Beispiel B2B: Ein Bauträger schuldet dir 5.000 €. Angenommen, der Basiszinssatz liegt bei 1,27 %. Der Verzugszinssatz beträgt dann 10,27 %. Bei 30 Tagen Verzug ergibt sich: 5.000 € × 10,27 % × 30 ÷ 365 = rund 42,21 €. Dazu kommt die Verzugspauschale von 40 €.
Beispiel Verbraucher: Ein Privatkunde zahlt eine Rechnung über 1.000 € 60 Tage zu spät. Mit dem gleichen angenommenen Basiszinssatz ergibt sich ein Zinssatz von 6,27 %: 1.000 € × 6,27 % × 60 ÷ 365 = rund 10,31 €.
Der Basiszinssatz im Beispiel ist ein angenommener Wert. Prüfe für deine Berechnung immer den aktuell gültigen Satz bei der Bundesbank.
Textbausteine für Erinnerung und Mahnung
Zahlungserinnerung
„Sicher ist es Ihnen im Alltag entgangen: Unsere Rechnung Nr. 2026-145 vom 01.10.2026 über 1.190,00 € ist seit dem 15.10.2026 fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 25.10.2026. Falls Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“
Erste Mahnung
„Leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang zu unserer Rechnung Nr. 2026-145 feststellen. Sie befinden sich damit in Verzug. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von 1.190,00 € bis spätestens 05.11.2026. Ab Verzugseintritt fallen gesetzliche Verzugszinsen an.“
Letzte Mahnung
„Trotz unserer Mahnung vom 26.10.2026 ist die Rechnung Nr. 2026-145 weiterhin offen. Wir fordern Sie letztmalig auf, den Betrag zuzüglich Verzugszinsen und Mahnkosten bis zum 15.11.2026 zu begleichen. Nach Ablauf dieser Frist werden wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.“
Biete in jeder Stufe einen Ansprechpartner an. Manchmal steckt hinter der fehlenden Zahlung eine Reklamation oder eine verlorene Rechnung, die sich mit einem Anruf klären lässt.
Vorbeugen ist besser als mahnen
Viele Zahlungsprobleme lassen sich vermeiden, bevor sie entstehen. Schreibe Rechnungen unmittelbar nach Abschluss der Arbeiten, solange der Kunde noch genau vor Augen hat, was du geleistet hast. Kläre schon im Angebot Zahlungsbedingungen, Abschläge und das Zahlungsziel. Bei Neukunden mit hohem Auftragsvolumen kann eine Anzahlung sinnvoll sein. Und: Eine verständliche, fehlerfreie Rechnung wird schneller bezahlt als eine, bei der der Kunde erst nachfragen muss.
Gerichtlicher Mahnbescheid
Zahlt der Kunde trotz Mahnungen nicht und bestreitet er die Forderung nicht ernsthaft, ist das gerichtliche Mahnverfahren ein schneller und günstiger Weg zu einem vollstreckbaren Titel. Den Antrag stellst du online über online-mahnantrag.de. Ein Anwalt ist nicht nötig.
- Du beantragst den Mahnbescheid beim zentralen Mahngericht deines Bundeslandes.
- Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist, sondern nur die Formalien, und stellt den Mahnbescheid zu.
- Der Schuldner hat zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Widerspricht er, geht es ins streitige Verfahren.
- Ohne Widerspruch beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Gegen ihn ist noch ein Einspruch innerhalb von zwei Wochen möglich.
- Mit dem rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen oder eine Kontopfändung beantragen.
Die Gerichtsgebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung und ist bei kleineren Beträgen meist überschaubar. Sie wird dem Schuldner auferlegt, du musst sie aber zunächst vorstrecken.
Inkasso: Wann lohnt es sich?
Ein Inkassobüro übernimmt das Mahnen und, je nach Vertrag, das gerichtliche Verfahren. Das ist sinnvoll, wenn du viele kleine Forderungen hast oder keine Zeit für die Nachverfolgung. Inkassokosten sind als Verzugsschaden grundsätzlich erstattungsfähig, aber gesetzlich gedeckelt und an den Gebühren für Anwälte orientiert. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, bleibst du allerdings oft auf den Kosten sitzen. Prüfe die Konditionen deshalb genau, insbesondere ob ein Erfolgshonorar vereinbart ist.
Verjährung im Blick behalten
Forderungen verjähren regelmäßig nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Eine Rechnung aus dem Juni 2026 verjährt also mit Ablauf des 31.12.2029. Eine einfache Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie unter anderem durch die Zustellung eines Mahnbescheids, eine Klage oder Verhandlungen über die Forderung. Ein Anerkenntnis des Schuldners, etwa eine Teilzahlung, lässt die Verjährung neu beginnen. Plane deshalb zum Jahresende einen Blick auf alte offene Posten ein. Wie du offene Rechnungen laufend überwachst, liest du im Ratgeber Zahlungseingänge überwachen.
Bei größeren Aufträgen im Handwerk senken Abschläge dein Ausfallrisiko deutlich; mehr dazu im Artikel zur Abschlagsrechnung im Handwerk. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
So hilft dir ardda
ardda erstellt Rechnungen und verfolgt sie mit einem automatischen Mahnwesen: Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden nach deinen Fristen vorbereitet, sodass keine Rechnung durchrutscht. Mehr zu Rechnungen, Mahnwesen und weiteren Funktionen findest du unter Pakete und Funktionen.
Häufige Fragen
Muss ich vor dem Mahnbescheid drei Mahnungen schicken?
Nein. Gesetzlich reicht es, wenn der Schuldner in Verzug ist. Bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungsdatum ist dafür sogar gar keine Mahnung nötig. Drei Mahnstufen sind eine verbreitete Gepflogenheit, aber keine Pflicht. Für die Kundenbeziehung und um Missverständnisse auszuschließen, ist zumindest eine Erinnerung vor gerichtlichen Schritten trotzdem sinnvoll.
Darf ich einem Privatkunden 40 Euro Verzugspauschale berechnen?
Nein. Die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Bei Privatkunden kannst du nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto für Mahnungen nach Verzugseintritt sowie Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen. Unzulässige Pauschalen können eine sonst berechtigte Mahnung unnötig angreifbar machen.
Was tun, wenn der Kunde die Rechnung reklamiert?
Dann solltest du das Mahnwesen für diese Rechnung zunächst anhalten und die Reklamation klären. Ein Mahnbescheid führt bei einer bestrittenen Forderung in der Regel zu einem Widerspruch und damit zu einem regulären Gerichtsverfahren. Dokumentiere Mängelrügen, Abnahme und Gespräche sorgfältig. Ist nur ein Teil strittig, kannst du den unstrittigen Betrag weiter einfordern.
Kann ich Mahnungen per E-Mail verschicken?
Ja, eine Mahnung ist an keine Form gebunden und kann auch per E-Mail erfolgen. Im Streitfall musst du allerdings beweisen, dass sie zugegangen ist. Bei der letzten Mahnung vor gerichtlichen Schritten nutzen viele Betriebe deshalb zusätzlich einen Brief, bei hohen Beträgen auch per Einschreiben. Eine Lesebestätigung ist ein Indiz, aber kein sicherer Nachweis.
Lohnt sich ein Mahnbescheid bei kleinen Beträgen?
Oft ja, weil das Verfahren standardisiert, schnell und ohne Anwalt möglich ist. Die Gerichtskosten trägt am Ende der Schuldner, du musst sie aber vorstrecken. Das Risiko liegt darin, dass ein zahlungsunfähiger Schuldner auch die Kosten nicht begleicht. Prüfe daher vorher, ob beim Kunden voraussichtlich etwas zu holen ist, etwa weil er ein laufender Betrieb ist.
