Unterhaltsreinigung ist die regelmäßige, wiederkehrende Reinigung von Büros, Praxen, Geschäftsräumen oder Treppenhäusern nach einem festen Plan. Was sie kostet, hängt weniger von der Quadratmeterzahl allein ab als vom Leistungsverzeichnis: Welche Flächen werden wie oft und wie gründlich gereinigt? Wer das sauber festlegt, erhält vergleichbare Angebote und vermeidet Streit über die Qualität.
Dieser Ratgeber richtet sich an Unternehmen, Praxen und Hausverwaltungen, die eine Unterhaltsreinigung vergeben oder ihren bestehenden Vertrag überprüfen möchten – egal ob in der Großstadt oder im ländlichen Raum.
Was gehört zur Unterhaltsreinigung?
Zur Unterhaltsreinigung zählen alle regelmäßigen Arbeiten, die den Normalzustand der Räume erhalten. Davon abzugrenzen sind:
- Grundreinigung: intensive Reinigung in größeren Abständen, etwa das Entfernen alter Pflegefilme vom Boden.
- Glas- und Fensterreinigung: meist ein eigenes Gewerk mit eigenem Rhythmus.
- Sonderreinigung: zum Beispiel nach Umbauten, Feiern oder Wasserschäden.
Typische Einsatzbereiche sind Büroreinigung, Praxisreinigung mit erhöhten Hygieneanforderungen sowie Treppenhaus- und Gemeinschaftsflächen in Wohnanlagen. Größere Objekte vergeben häufig das gesamte Paket an einen Betrieb der Gebäudereinigung.
Stundenpreis oder Quadratmeterpreis?
Reinigungsfirmen kalkulieren meist auf Basis von Stunden, bieten ihren Kunden aber häufig einen monatlichen Pauschalpreis an. Für dich als Auftraggeber ist es wichtig zu verstehen, wie dieser Preis entsteht.
Abrechnung nach Stunden
Als grober Richtwert liegen Stundenverrechnungssätze für Büro- und Praxisreinigung bei etwa 25 bis 45 Euro inklusive Umsatzsteuer, je nach Region, Objekt und Anforderungen. Darin stecken Lohn, Lohnnebenkosten, Reinigungsmittel, Geräte, Anfahrt, Objektleitung, Verwaltung und Gewinn. Beachte: In der Gebäudereinigung gilt ein allgemeinverbindlicher Branchentarif, der über dem gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro liegt. Extrem niedrige Stundenpreise lassen sich damit kaum seriös darstellen.
Abrechnung nach Fläche
Beim Quadratmeterpreis rechnet der Betrieb intern mit einer Leistungskennzahl: Wie viele Quadratmeter schafft eine Reinigungskraft pro Stunde bei dieser Raumart? Ein offenes Großraumbüro mit glatten Böden lässt sich deutlich schneller reinigen als eine Arztpraxis mit vielen kleinen Räumen, Sanitärbereichen und Flächendesinfektion. Deshalb sind Quadratmeterpreise nur innerhalb desselben Leistungsverzeichnisses vergleichbar.
Monatspauschale
Die meisten Verträge enden in einer Monatspauschale: Stunden pro Reinigung × Einsätze pro Monat × Stundensatz, plus gegebenenfalls Material. Rechne nach, wie viele Stunden tatsächlich hinter der Pauschale stehen. Ist die Zeit unrealistisch knapp, leidet die Qualität.
Als Unternehmen interessiert dich vor allem der Nettopreis. Vergleiche Angebote immer auf derselben Basis – netto oder brutto. Weitere Richtwerte findest du im Preisrechner; die tatsächlichen Preise hängen von Region und Aufwand ab.
Das Leistungsverzeichnis: Herzstück jedes Reinigungsvertrags
Ein Leistungsverzeichnis legt fest, welche Tätigkeiten in welchen Räumen in welchem Intervall erledigt werden. Es ist Grundlage für Kalkulation, Vertrag und Kontrolle. Ein vereinfachtes Beispiel für ein Büro:
| Bereich / Tätigkeit | Intervall |
|---|---|
| Papierkörbe leeren, Müll trennen | täglich (arbeitstäglich) |
| Sanitärräume reinigen und desinfizieren, Verbrauchsmaterial auffüllen | täglich |
| Teeküche: Arbeitsflächen, Spüle, Außenflächen der Geräte | täglich |
| Hartböden feucht wischen | 2× wöchentlich |
| Teppichböden saugen | 2× wöchentlich |
| Freie Schreibtischflächen feucht abwischen | wöchentlich |
| Türklinken, Lichtschalter, Handläufe | wöchentlich |
| Heizkörper, Fensterbänke, Sockelleisten | monatlich |
| Innenseiten der Glastrennwände | monatlich |
| Grundreinigung Hartböden | 1–2× jährlich (gesondert) |
Für Praxen kommen Anforderungen aus dem Hygieneplan hinzu, etwa definierte Desinfektionsmittel und Wischverfahren. Für Treppenhäuser sind typische Positionen das Kehren und Wischen der Treppen, das Reinigen der Handläufe, Briefkastenanlagen und Hauseingangstüren sowie die Pflege der Kellerflure in längeren Abständen.
Tipps für ein gutes Leistungsverzeichnis
- Raumliste mit Flächen und Bodenarten erstellen.
- Intervalle realistisch wählen – nicht alles täglich, nicht zu selten in Sanitärbereichen.
- Reinigungszeiten festlegen (vor oder nach den Öffnungszeiten, während des Betriebs).
- Regeln für Schreibtische festhalten (nur freie Flächen?).
- Verbrauchsmaterial klären: Wer stellt Seife, Papier und Müllbeutel?
- Sonderleistungen mit eigenem Preis auflisten.
Was in den Reinigungsvertrag gehört
Neben Leistungsverzeichnis und Preis sollte der Vertrag folgende Punkte regeln:
- Laufzeit und Kündigungsfristen, idealerweise mit kurzer Probephase.
- Schlüsselübergabe und Haftung bei Schlüsselverlust, Zugangsregeln und Alarmanlage.
- Betriebshaftpflichtversicherung des Dienstleisters inklusive Schlüsselverlust.
- Feste Ansprechperson bzw. Objektleitung mit Erreichbarkeit.
- Vertretung bei Krankheit und Urlaub.
- Preisanpassungen, etwa bei Tariferhöhungen, mit nachvollziehbarer Regel.
- Datenschutz und Vertraulichkeit, besonders in Praxen und Kanzleien.
Hausverwaltungen sollten zusätzlich darauf achten, dass die Rechnungen eine Aufteilung ermöglichen, die für die Betriebskostenabrechnung und die Bescheinigung haushaltsnaher Dienstleistungen nach § 35a EStG an Mieter benötigt wird. Für die Mieter ist dieser Anteil steuerlich relevant, wie der Ratgeber Steuerbonus nach § 35a EStG erklärt.
Qualitätskontrolle: so stellst du Leistung sicher
Die beste Vereinbarung nützt wenig, wenn niemand prüft. Bewährt haben sich regelmäßige gemeinsame Objektbegehungen mit der Objektleitung, zum Beispiel monatlich in der Anfangszeit und später quartalsweise. Dabei werden Stichproben anhand des Leistungsverzeichnisses bewertet. Größere Auftraggeber orientieren sich oft an der Norm DIN EN 13549, die Grundlagen für Qualitätsmesssysteme in der Reinigung beschreibt.
Für den Alltag reicht häufig ein einfaches Verfahren: Mängel werden mit Foto, Datum und Raum gemeldet, der Dienstleister bestätigt die Nachbesserung. Lege im Vertrag fest, in welcher Frist nachgebessert wird und was bei wiederholten Mängeln passiert.
Rechenbeispiel für ein kleines Büro
Angenommen, ein Büro mit rund 250 Quadratmetern, sechs Arbeitsplätzen, einer Teeküche und zwei WCs soll an fünf Tagen pro Woche gereinigt werden. Nach Begehung schätzt der Dienstleister etwa 1,5 Stunden pro Einsatz. Das ergibt rund 32 Stunden im Monat. Bei einem Stundensatz im mittleren Bereich der genannten Spanne entsteht daraus eine Monatspauschale im unteren vierstelligen Bereich. Wird statt täglich nur dreimal pro Woche gereinigt, sinkt der Betrag entsprechend.
Dieses Beispiel ist bewusst vereinfacht. In der Praxis beeinflussen weitere Faktoren den Preis:
- Bodenarten: Teppich, Linoleum, Fliesen oder Parkett erfordern unterschiedliche Verfahren und Zeiten.
- Möblierung und Raumaufteilung: Viele kleine Räume kosten mehr Zeit als eine offene Fläche.
- Reinigungszeiten: Einsätze früh morgens, spät abends oder am Wochenende können Zuschläge auslösen.
- Hygieneanforderungen: Praxen, Labore oder Lebensmittelbereiche brauchen definierte Verfahren und Dokumentation.
- Zugang und Parken: Lange Wege, fehlende Parkplätze oder komplizierte Schlüsselregeln verlängern den Einsatz.
Prüfe bei jedem Angebot, ob die kalkulierten Stunden zu deinen Flächen und Intervallen passen. Ein deutlich niedrigerer Preis bei gleichem Leistungsverzeichnis bedeutet in der Regel weniger Zeit vor Ort – und damit meist weniger Qualität.
Treppenhausreinigung in Wohnanlagen
Für Hausverwaltungen und Eigentümergemeinschaften ist die Treppenhausreinigung ein Sonderfall der Unterhaltsreinigung. Üblich sind wöchentliche oder vierzehntägliche Intervalle, ergänzt um monatliche oder quartalsweise Arbeiten wie das Reinigen von Kellerfluren, Fensterbänken und Lichtschaltern. Da die Kosten in der Regel auf die Mieter umgelegt werden, sollten sie nachvollziehbar und wirtschaftlich sein. Ein klares Leistungsverzeichnis schützt hier auch vor Rückfragen und Einwänden bei der Betriebskostenabrechnung. Oft lohnt es sich, Treppenhausreinigung, Außenanlagenpflege und Winterdienst bei einem Hausmeisterservice zu bündeln.
Den richtigen Anbieter finden
Wer „Unterhaltsreinigung“ plus Ortsnamen sucht, findet meist viele Anbieter, aber wenig Vergleichbarkeit. Gehe deshalb strukturiert vor:
- Leistungsverzeichnis erstellen und allen Anbietern identisch zur Verfügung stellen.
- Besichtigungstermin anbieten – seriöse Betriebe kalkulieren nicht blind.
- Angebote nach Stunden pro Monat, Stundensatz und Leistungsumfang vergleichen.
- Referenzen aus ähnlichen Objekten erfragen.
- Versicherungsnachweis und Ansprechpartner prüfen.
Weitere Hinweise zur Auswahl gibt der Ratgeber Fensterreinigung: Preise, falls du Glasreinigung mit vergeben möchtest.
So hilft dir ardda
Auf ardda kannst du für deine Unterhaltsreinigung einen Auftrag kostenlos einstellen, das Leistungsverzeichnis beschreiben und Angebote von Reinigungsbetrieben aus deiner Region erhalten. Über die Unternehmenssuche findest du zudem Betriebe mit Profil. Reinigungsfirmen selbst nutzen ardda als Software für Angebote, Zeiterfassung und Rechnungen – mehr dazu unter Software für Betriebe.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?
Das hängt von Nutzung und Personenzahl ab. In vielen Büros werden Sanitärräume, Küche und Abfall arbeitstäglich gereinigt, Böden zwei- bis dreimal pro Woche und Oberflächen wöchentlich. Kleine Büros mit wenigen Mitarbeitenden kommen oft mit ein bis zwei Einsätzen pro Woche aus. Sinnvoll ist es, mit einem Plan zu starten und nach einigen Wochen anhand der Erfahrungen nachzujustieren.
Kann ich die Kosten der Unterhaltsreinigung auf Mieter umlegen?
Bei Wohnraum gehören die Kosten der Gebäudereinigung, etwa für Treppenhaus, Flure und Gemeinschaftsräume, nach der Betriebskostenverordnung zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern das im Mietvertrag vereinbart ist. Die Reinigung der einzelnen Mietwohnungen gehört nicht dazu. Bei Gewerbemietverträgen regelt der Vertrag selbst, welche Kosten umgelegt werden dürfen.
Muss das Reinigungsmittel im Preis enthalten sein?
Das ist Verhandlungssache. Üblich ist, dass die Reinigungsfirma Reinigungsmittel und Geräte stellt, während Verbrauchsmaterial wie Toilettenpapier, Handtuchpapier und Seife entweder vom Auftraggeber eingekauft oder vom Dienstleister gegen Aufpreis geliefert wird. Wichtig ist, dass es im Vertrag klar geregelt ist, damit es keine doppelten oder fehlenden Positionen gibt.
Was ist besser: eigene Reinigungskraft oder Dienstleister?
Eine eigene Reinigungskraft, etwa als Minijob, kann bei kleinen Flächen günstiger sein, bringt aber Arbeitgeberpflichten wie Lohnabrechnung, Arbeitszeitaufzeichnung und Vertretung bei Krankheit mit sich. Ein Dienstleister übernimmt diese Organisation, stellt Material und Vertretung und haftet über seine Versicherung. Ab mittleren Flächen oder bei Hygieneanforderungen ist ein Fachbetrieb meist die verlässlichere Lösung.
Wie lange sollte ein Reinigungsvertrag laufen?
Für den Einstieg haben sich kurze Laufzeiten oder eine Probephase von wenigen Monaten bewährt, damit du die Qualität prüfen kannst. Danach sind Laufzeiten von einem Jahr mit Verlängerung und überschaubarer Kündigungsfrist verbreitet. Sehr lange Bindungen ohne Sonderkündigungsrecht bei wiederholten Mängeln solltest du vermeiden.
